ATS ja CV: Kuinka käyttää avainsanoja ansioluettelossa

Mitä ATS CV:n yhteydessä tarkoittaa?

Aloitetaanpa ATS-lyhenteestä. Vaikka ATS-työkaluja käytetään Suomessakin, termi on jäänyt rekrytoijien ammattisanastoon. Sillä ei ole selkeää vastinetta suomen kielessä, eikä suomalaisilla työnhakijoilla ole ilmiöstä kovinkaan vahvaa käsitystä.

ATS on lyhenne sanoista applicant tracking system. Vapaasti suomennettuna se on siis hakijoiden seurantajärjestelmä. ATS:ää kutsutaan myös (automatisoiduksi) rekrytointijärjestelmäksi. Sitä käyttävät varsinkin isot organisaatiot, ja se voi myös olla osa työantajan muita IT-ratkaisuja.

Kuten näistä määritelmistä voi ehkä päätellä, ATS CV:n yhteydessä tarkoittaa sovellusta, jolla työnantajat käyvät läpi työnhakijoiden ansioluetteloita. ATS-järjestelmiä on erilaisia, ja rekrytoijat käyttävät niitä eri tavoin. Joka tapauksessa ATS:n avulla voidaan arvioida automaattisesti, mitkä ansioluettelot ja hakijat ovat työhön kaikista pätevimpiä. Tämä seulonta puolestaan tapahtuu pääasiassa avainsanojen avulla.

Kuinka ATS-järjestelmä toimii?

Otetaan esimerkki. Kun teet Google-haun, on sopivia tuloksia usein tuhansia, mutta näet niistä osuvimmat ensin. Karkeasti sanottuna Google pitää osuvimpina niitä sivuja, joilla on käytetty hakemiasi (avain)sanoja. Jos siis etsit mustikkapiirakan reseptiä, sinulle ehdotetaan sivuja, joilla on käytetty mustikkapiirakka-sanaa – ei esimerkiksi sivuja, joilla puhutaan talvirenkaista.

ATS:n CV-haku toimii samaan tapaan. Ensin työnantaja syöttää rekrytointijärjestelmään sen, millaista työntekijää kaivataan, ja sitten hän saa eteensä osuvimmat ehdokkaat. Korkeimmalle nousevat hakijat, jotka ovat hyödyntäneet ansioluetteloissaan avainsanoja – ja aivan kuten Google-hauissa, ei vähemmän osuvia tuloksia valitettavasti edes vilkaista.

Ansioluettelon avainsanat voivat liittyä esimerkiksi aiempiin työnimikkeisiin, tietotekniseen osaamiseen, laajempiin taitoihin tai tutkintoihin. Yritys voi esimerkiksi hakea Art Directoria, joka taitaa Adobe InDesignin, osaa valokuvata ja on valmistunut kuvataiteen kandidaatiksi. Mitä useampi näistä avainsanoista on mainittu hakijan ansioluettelossa, sitä korkeammalle hän sijoittuu, kun ATS laittaa kaikki rekrytointijärjestelmässä olevat ehdokkaat paremmuusjärjestykseen.

ATS ja CV: hyödyt ja haitat

ATS-järjestelmät tarjoavat paljon etuja ennen kaikkea työnantajille. Joihinkin avoimiin työpaikkoihin voi tulla yhteensä satoja hakemuksia, jolloin niihin kaikkiin perehtyminen veisi rekrytoijilta kohtuuttoman paljon aikaa. ATS voi helpottaa tätä urakkaa rajaamalla hakijat pelkän ansioluettelon perusteella muutamaan pätevimpään. Näin työnantaja voi suunnata resurssinsa parhaiden ehdokkaiden arvioimiseen ja rekrytointiprosessi on kaikille osapuolille jouhevampi – ainakin teoriassa.

Rekrytointijärjestelmät auttavat työnantajia pitämään ehdokkaiden tiedot järjestyksessä ja sujuvoittavat yhteydenpitoa. Tällä on hyviä puolia myös työnhakijan näkökulmasta, sillä hakuprosessin jälkeen työnantajan on helppo säilyttää lupaavien kandidaattien tiedot mahdollisia tulevia työtilaisuuksia varten tai poistaa ne kaikki kerralla henkilötietojen suojaamiseksi.

ATS:n tapa arvioida CV:tä avainsanojen perusteella ei kuitenkaan ole ongelmatonta. Jos hakija ei syystä tai toisesta ole käyttänyt ansioluettelossaan oikeita avainsanoja, ei hänen hakemuksensa välttämättä päädy koskaan työnantajan katsottavaksi, vaikka hakija olisi kaikista ehdokkaista sopivin työtehtävään. Tämä vaikeuttaa pätevien työnhakijoiden työllistymistä ja on haitaksi myös työnantajille, jotka eivät saa riveihinsä parhaita osaajia.

Samaan aikaan juuri hakijan on nähtävä ylimääräistä vaivaa sen eteen, että ansioluettelon avainsanat ovat kohdillaan rekrytointijärjestelmää ajatellen – ja että CV on toisaalta vakuuttava myös sen rekrytoivan ihmisen silmissä, joka tekee lopullisen palkkauspäätöksen. Voisikin sanoa, että ATS ei niinkään poista turhaa työtä kuin siirtää sen työnantajalta työnhakijalle. Varsinkin kilpailtuihin työtehtäviin ja isoihin työpaikkoihin haettaessa on kuitenkin parasta vain hyväksyä asia ja yrittää huomioida ATS CV:tä laatiessa.

Ansioluettelon avainsanat voivat liittyä esimerkiksi aiempiin työnimikkeisiin, tietotekniseen osaamiseen, laajempiin taitoihin tai tutkintoihin.

ATS-ystävällinen ansioluettelo

Kuinka sitten luodaan mahdollisimman ATS-ystävällinen ansioluettelo? Tästä näkökulmasta hyvän CV:n osa-alueita ovat muun muassa:

• oikeanlaiset muotopiirteet, eli looginen järjestys ja selkeät otsikot, yksinkertaisten luetteloiden käyttö, kuvien välttäminen, helppolukuinen fontti ja oikea tiedostotyyppi
• työn kannalta olennaisten avainsanojen käyttäminen
• turhien synonyymien, lyhenteiden ja jargonin välttäminen.

Seuraavaksi avaamme tätä CV:n ATS-optimointia yksi osa-alue kerrallaan.

ATS-ystävällisen ansioluettelon muotopiirteet

ATS-järjestelmissä on tiettyjä teknisiä rajoitteita, minkä vuoksi ansioluettelon muotopiirteiden kanssa kannattaa olla tarkkana. Ensinnäkin CV:ssä on hyvä olla looginen järjestys ja selkeät otsikot, kuten ”työkokemus”, ”koulutus” ja ”taidot”. Järjestelmä ei nimittäin välttämättä tunnista luovempia luonnehdintoja ja rakenteita.

Joskus ATS-järjestelmät eivät pysty lukemaan CV:n otsikoita tai ylä- ja alatunnisteita ollenkaan. Tämä ei tarkoita, että näitä ei pitäisi käyttää, sillä parhaassa tapauksessa pääset rekrytointiprosessissa niin pitkälle, että ihminen lukee ansioluettelosi. Avainsanat on kuitenkin hyvä säästää leipätekstiin ja hyödyntää samalla myös yksinkertaisia luetteloita, sillä rekrytointijärjestelmien on helppo ymmärtää varsinkin luetelmapalloja (bullet points). Sen sijaan erikoisempien luettelomerkkien käyttöä on syytä välttää.

Myös ATS ja CV:n kuvat ovat huono yhdistelmä. Mitään ansioluettelon kannalta olennaista tietoa ei kannata esittää kuvamuodossa, sillä ATS ei ymmärrä hyvin visuaalista sisältöä. Jos sinulla on esimerkiksi työnäytteitä, kopioita todistuksista tai joitakin muita tärkeitä dokumentteja kuvamuodossa, voit yrittää kuvailla niitä sanallisesti ansioluettelossa tai mahdollisuuksien mukaan lähettää ne erillisenä liitetiedostona tai linkkinä. (Positiivinen puoli tässä ATS:n rajoitteessa on se, että ainakaan se ei syrji sinua valokuvasi vuoksi!)

Fontiksi kannattaa valita jokin tavallinen vaihtoehto, kuten Arial, Calibri, Helvetica tai Verdana. Nämä ovat niin kutsuttuja päätteettömiä fontteja, jotka tekevät ansioluettelosta helppolukuisen sekä ATS-järjestelmille että ihmissilmille. Lopuksi on hyvä varmistaa, että myös ansioluettelon tiedostotyyppi on oikea. Noudata hakujärjestelmän tai työpaikkailmoituksen ohjeita, jos niissä pyydetään tietynlaista tiedostoa. Jos et ole varma, lähetä ansioluettelosi joko PDF-tiedostona (.pdf) tai Word-dokumenttina (.doc, .docx). Lisäksi tarkista ennen lähettämistä, että tiedosto näyttää siltä kuin sen pitääkin.

Jos ATS-ystävällisen ansioluettelon muotoilu kuulostaa työläältä, voit kokeilla valmiita cv-mallipohjiamme.

Työn kannalta olennaisten avainsanojen käyttäminen

ATS-ystävällisessä ansioluettelossa tärkeintä on käyttää työn kannalta olennaisia avainsanoja sopivissa määrin.

Olet ehkä kuullut, että jokainen työhakemus kannattaa räätälöidä haetun työn mukaan, ja sama koskee ansioluetteloa. Voit kyllä hyödyntää olemassa olevaa CV:täsi hakemuksesta toiseen, mutta on hyvä aina hienosäätää sitä työpaikkailmoituksen pohjalta. Kun luet ilmoitusta, kiinnitä huomiota todennäköisiin avainsanoihin, eli siihen mitä työnantaja edellyttää hakijoilta ja mitä näistä asioista on toistettu tai muulla tavoin korostettu. Mieti sitten, onko näiden avainsanojen joukossa sellaisia asioita, jotka vielä puuttuvat ansioluettelostasi.

Vaikka avainsanoja on hyvä käyttää mahdollisimman paljon, niiden sijoittelussa on silti syytä olla tarkkana. Jos pyrit lauseissasi vain listaamaan avainsanoja vuolaasti, tuloksena on hyvin teennäiseltä kuulostavaa tekstiä. Vaikka tämä saattaa miellyttää ATS:ää, CV:si lukeva rekrytoija ei välttämättä ole samaa mieltä. Yritä siis pitää teksti luonnollisena ja ripotella avainsanoja sopiviin kohtiin läpi ansioluettelon aina esittelystä työkokemukseen, koulutukseen ja taidot-osioon asti, kuitenkin esittelyä ja taidot-osiota painottaen. Voit hyödyntää enemmän avainsanoja kirjoittamalla asiat auki, mutta muista pysyä asiassa ja pitää mielessä se nyrkkisääntö, että hyvä CV on enintään kahden sivun mittainen.

Turhien synonyymien, lyhenteiden ja jargonin välttäminen

Kerroimme edellä, että ATS-järjestelmiä varten kannattaa luottaa selkeisiin otsikoihin. Sama pätee oikeastaan kaikkeen CV:ssä käyttämääsi kieleen: tärkeissä asioissa kannattaa olla pikemminkin selkeä kuin luova, jotta rekrytointijärjestelmä lukee ansioluetteloasi oikein. Älä siis korvaa avainsanoja synonyymeillä, vaan pitäydy työpaikkailmoituksessa käytetyissä ilmauksissa – ja tarkista lopuksi oikeinkirjoitus. Vältä myös lyhenteitä ja ilmoita esimerkiksi koulutuksesi mieluummin muodossa ”filosofian maisteri” kuin ”FM”. Halutessasi voit myös laittaa lyhenteen sulkuihin ja kirjoittaa ”filosofian maisteri (FM)”.

Jargonia eli ammattikieltä on syytä käyttää harkiten. Järjestelmä ei välttämättä ymmärrä vaikeita termejä oikein, mutta toisinaan ATS:n CV:stä etsimät avainsanat ovat mitä suuremmassa määrin juuri ammattisanastoa. Muun muassa työpaikkailmoituksessa mainitut IT-taidot kannattaa ilman muuta nimetä ansioluettelossa, mikäli ne todella kuuluvat osaamiseesi – ja kertoa suoraan esimerkiksi hallitsemasi ohjelman tai alustan nimi. On myös hyvä varmistaa, että käytät ansioluettelossa työnimikkeiden osalta samanlaista kieltä kuin haetussa työpaikassa. Jos työnantaja etsii vaikkapa copywriteria ja olet tehnyt vastaavaa työtä sisällöntuottajana, kannattaa miettiä, voisiko CV:ssä olevaa titteliäsi vaihtaa, jotta rekrytoivan yrityksen ATS-järjestelmä varmasti tunnistaa taustasi.

Kuinka tarkistan, että minulla on ATS-ystävällinen ansioluettelo?

Alla vielä muistilista, jonka avulla tarkistat, että ansioluettelosi on varmasti mahdollisimman ATS-ystävällinen.

ATS ja CV: näin onnistut

Yhteenvetona voidaan sanoa, että etenkin isot työnantajat käyttävät ATS-rekrytointijärjestelmiä, joiden avulla hakijat voidaan laittaa paremmuusjärjestykseen ansioluetteloissa käytettyjen avainsanojen perusteella. Tähän varautuminen vaatii työnhakijalta ylimääräistä vaivannäköä, mutta onneksi CV:n ATS-optimointiin on selkeät suositukset. Yleensä avainsanat löytyvät työpaikkailmoitukseen huolellisesti perehtymällä, minkä jälkeen ei tarvitse kuin ripotella niitä luontevasti ansioluettelon eri osioihin ja huolehtia siitä, että CV on selkeä ja helppolukuinen sekä järjestelmille että ihmisille.

Työnantajat voivat käyttää ATS:ää CV:n arvioimisen ohella hakemuskirjeiden seulomiseen. Jos haluat varmistaa, että myös hakemuskirjeesi ulkoasu miellyttää rekrytointijärjestelmiä, tutustu työhakemusmalleihimme.